Mit dem Modul Reisekostenverwaltung und –abrechnung unserer Partnerfirma Comsol können Sie zeitsparend Reisen planen, verwalten und abrechnen. Es steht dabei die einfach gehaltene Erfassung der Reisekosten durch den Mitarbeiter im Vordergrund.
Die Reisekostenverwaltung und –abrechnung ist vollständig in folgende Bereiche der Microsoft Dynamics NAV Business-Lösungen integriert:
Finanzbuchhaltung
Durch die Integration in die Finanzbuchhaltung ist nur eine einmalige Datenerfassung notwendig.
Projektmanagement
Es ist eine Belastung von Projekten mit Reisekosten möglich. Eine Weiterbelastung zu Verkaufspreisen kann direkt vorgenommen werden.
Lohn- und Gehalt
Eine Auszahlung der Reisekosten von Mitarbeitern kann automatisch über die Lohn- und Gehaltsabrechnung vorgenommen werden. Abweichungen von steuerlich anerkannten Pauschalbeträgen können direkt als Sachbezugswerte an die Lohn- und Gehaltsabrechnung übertragen werden.
Zahlungsverkehr
Bei Auszahlung der Reisekosten über ein Kreditorenkonto wird das systeminterne Modul Zahlungsverkehr inklusive Diskettenclearing genutzt.
Pauschalen
Sämtliche Pauschalen, wie Verpflegung-, Übernachtungs-, Fahrtkosten- und Mitfahrerpauschalen werden automatisch ermittelt. Das entlastet den Anwender von der Eingabe und reduziert den internen Prüfungsaufwand der Reisekostenabrechnungen deutlich.
Alle Tages- und Übernachtungspauschalen stehen für alle vom Bundesfinanzministerium geführten Ländersätze zur Verfügung und können automatisch importiert werden.
Sammelabrechnung
Eine Reistekostenabrechnung für einen Monat kann beliebig viele Reisen eines Mitarbeiters beinhalten. Existiert für den jeweiligen Mitarbeiter und Zeitraum bereits eine Reise, erfolgt automatisch eine Plausibilitätsprüfung.
Je Reise werden aufgrund der Abfahrts- und Ankunftszeiten die Verpflegungspauschalen, Übernachtungspauschalen und Fahrtkosten automatisch erzeugt und berechnet.
Genehmigungsverfahren
Sofern Dienstreisen genehmigungspflichtig sind, kann die Genehmigung elektronisch durchgeführt werden. Über eine Genehmigungsgruppe ist definierbar, wer Dienstreisen welcher Mitarbeiter genehmigen darf. Je Gruppe kann angegeben werden, ab welcher Entfernungskilometeranzahl, ab welchem Reisewert oder ab welcher Anzahl von Tagen eine Reise genehmigungspflichtig ist.
Dienstwagenverwaltung
Sie können die auf Dienstwagen anfallenden Reisekosten erfassen und auswerten. Die Dienstwagen können einem Mitarbeiter oder einer Dienstreise zugeordnet werden. Ein Fahrtenbuch kann bezogen auf Mitarbeiter oder Dienstwagen über die im System erfassten Kilometer erstellt werden.
Aktualisierung durch Updates
Sämtliche gesetzliche Änderungen, z.B. geänderte Pauschalen, werden durch permanente Weiterentwicklung und Updates zur Verfügung gestellt.
Internetbasierte Erfassung und Freigabe
Neben der Eingabe über den Dynamics NAV-Client kann die Erfassung und Freigabe von Reisekosten auch über eine spezielle Rolle des Dynamics NAV User Portal erfolgen. Das User Portal ist eine internetbasierte Anwendung, die es Ihren Mitarbeitern ermöglicht von jedem Ort der Welt über das Internet auf Ihre Daten zugreifen zu können. Ein PC und ein Internet-Zugang reichen hierzu aus.
Die Erfassung der Reisekosten über das User Portal ist ohne vorherige Schulung Ihrer Mitarbeiter möglich, da die Erfassung über einen Webbrowser intuitiv erlernbar ist. Dies ist insbesondere für Gelegenheitsanwender, wie z.B. Außendienstmitarbeiter sehr sinnvoll. Weiterhin können Sie dadurch Ihre Reisekosten dezentral erfassen lassen. Ohne eine direkte Datenbankanbindung über einen Client kann die Erfassung direkt im Intranet oder global über das Internet erfolgen. Für Ihr Unternehmen bedeutet dies eine sehr schnelle Umsetzbarkeit ohne zusätzliche Investitionen in die eigene IT-Infrastruktur.
Mehr Informationen über die Reisekostenverwaltung und -abrechnung mit Microsoft Dynamics NAV erhalten Sie über unsere Kontaktseite.
